Logiciel coactivité : coordonnez et sécurisez les interventions extérieures
MemoryFlow répond à ce besoin avec une solution de gestion de la coactivité qui s'appuie sur plusieurs modules de sa suite QHSE : plans de prévention, protocoles de sécurité, permis de feu et de travail, formulaires HSE et suivi des habilitations. Vous configurez l'ensemble selon votre organisation et vos types d'intervention, plutôt que d'empiler des fichiers et des mails. La plateforme est accessible en mode web (SaaS) et en application mobile, qui fonctionne aussi en mode déconnecté : vos équipes disposent des mêmes informations au bureau et sur le terrain, y compris dans les zones sans réseau.
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Coactivité en entreprise : définition et principaux enjeux
La coactivité désigne la situation où plusieurs entreprises interviennent sur un même site, de façon simultanée ou successive. Elle met en présence une entreprise utilisatrice (ou d'accueil), une ou plusieurs entreprises extérieures et leurs éventuels sous-traitants, ainsi que les salariés déjà présents sur le site.
Le risque ne vient pas de chaque activité prise isolément, mais de leur interférence : les activités, les installations et les matériels des unes créent des dangers pour les autres. Ces risques professionnels sont d'autant plus difficiles à anticiper que les prestataires découvrent souvent des lieux qu'ils ne connaissent pas. C'est cette interférence que la réglementation demande d'analyser et de prévenir.
Pour aller plus loin sur la notion, les risques et les bonnes pratiques d'organisation, consultez notre article dédié : gérer efficacement la coactivité au sein d'une entreprise.
Coactivité et plan de prévention : quelles obligations réglementaires ?
La coactivité déclenche une démarche préalable de coordination et d'analyse des risques. Lorsque cette analyse fait apparaître des risques d'interférence, les entreprises arrêtent ensemble un plan de prévention. Les articles R.4511-1 et suivants du Code du travail encadrent l'intervention d'entreprises extérieures dans une entreprise utilisatrice.
L'inspection commune préalable et l'analyse des risques d'interférence
Dans le régime général applicable aux interventions d'entreprises extérieures, l'entreprise utilisatrice organise une inspection commune préalable (ICP) des lieux d'intervention avant chaque opération, indépendamment de sa durée. Des règles spécifiques s'appliquent toutefois aux opérations de chargement et de déchargement, qui relèvent du protocole de sécurité, ainsi qu'à certains chantiers soumis à coordination SPS. Au cours de cette inspection, les parties délimitent le secteur d'intervention, matérialisent les zones dangereuses et définissent les voies de circulation et d'accès.
L'article R.4512-6 prévoit qu'à l'issue de cette inspection, les entreprises analysent ensemble les risques pouvant résulter de l'interférence entre les activités, les installations et les matériels. Lorsque ces risques existent, elles arrêtent d'un commun accord un plan de prévention définissant les mesures à prendre.
Quand le plan de prévention doit-il être établi par écrit ?
L'article R.4512-7 impose l'écrit, arrêté avant le commencement des travaux, dans deux cas :
lorsque l'opération représente un nombre total d'heures de travail prévisible égal au moins à 400 heures sur une période inférieure ou égale à douze mois, que les travaux soient continus ou discontinus. Le seuil s'apprécie en additionnant les heures de toutes les entreprises extérieures et sous-traitantes participant à l'opération, et l'obligation s'applique aussi lorsqu'il apparaît en cours d'exécution que ce seuil sera atteint ; quelle que soit la durée prévisible de l'opération, lorsque les travaux figurent sur la liste des travaux dangereux fixée par l'arrêté du 19 mars 1993 (travaux exposant à des rayonnements ionisants, à des substances dangereuses, à des agents biologiques pathogènes, travaux de soudage oxyacétylénique exigeant le recours à un permis de feu, entre autres).
En dehors de ces deux situations, le Code du travail n'impose pas que le plan soit formalisé par écrit. Il reste néanmoins nécessaire dès lors que l'analyse révèle des risques d'interférence, et l'INRS recommande de l'établir systématiquement par écrit, notamment parce qu'une opération longue rend l'absence de risque d'interférence peu probable. C'est également le conseil que suivent la plupart des préventeurs : un plan écrit permet de justifier que l'entreprise extérieure a bien été informée des risques et que ses salariés ont reçu les instructions et la formation nécessaires avant le début des travaux.
Pourquoi digitaliser la gestion de la coactivité ?
La difficulté n'est pas le formulaire papier en lui-même. C'est la dispersion : un tableur pour les échéances, des mails pour les modes opératoires, un dossier partagé pour les habilitations, un plan du site imprimé, un classeur pour les permis signés. Chaque élément existe, mais personne n'a de vue d'ensemble au moment où une intervention démarre.
Les logiciels QHSE répondent à cette fragmentation en rassemblant le processus complet dans une seule application. L'enjeu n'est pas seulement le confort : c'est la qualité de l'analyse des risques et la capacité à démontrer sa conformité en cas de contrôle.
Gestion dispersée ou logiciel coactivité : quelles différences ?
| Besoin | Gestion dispersée | Logiciel coactivité MemoryFlow |
| Visibilité sur les interventions | Reconstituée à la demande, souvent incomplète | Interventions du jour localisées sur un plan du site |
| Documents des entreprises extérieures | Reçus par mail, classés à la main | Déposés par l'entreprise extérieure et rattachés à l'intervention |
| Analyse des risques d'interférence | Refaite de zéro à chaque opération | Modèles d'analyses de risques et cotations selon le type de travail |
| Signatures | Papier, ou allers-retours par mail | Signature électronique sur site ou en ligne, intégrée au document |
| Habilitations des intervenants | Vérifiées au cas par cas, échéances peu suivies | Centralisées, avec alertes avant échéance |
| Renouvellements | Dépendants de la vigilance de chacun | Alertes mail sur les documents à renouveler ou manquants |
| Pilotage multi-sites | Un fichier par site, consolidation manuelle | Périmètre découpé par zone, bâtiment, étage, ligne, région ou pays |
Comment MemoryFlow digitalise la gestion de la coactivité
La solution suit le cycle réel d'une intervention extérieure, de l'arrivée du prestataire jusqu'à la levée des dernières mesures.
Centraliser les entreprises extérieures et leurs documents
Les modes opératoires, habilitations et certifications des entreprises extérieures sont centralisés dans la plateforme. Vous identifiez les pièces manquantes avant l'intervention, sans avoir à reconstituer le dossier à partir de mails et de dossiers partagés.
Préparer l'inspection commune préalable
MemoryFlow gère l'inspection commune préalable : envoi des invitations aux entreprises concernées et check-list des points à vérifier sur le terrain. L'inspection reste une visite conjointe des lieux ; le logiciel l'organise et en conserve la trace, il ne s'y substitue pas.
Planifier et localiser les interventions sur le site
Les interventions du jour sont localisées sur un plan, ce qui permet de voir immédiatement quelles opérations se croisent et où. Au moment de rédiger un plan de prévention, la localisation du périmètre des travaux fait apparaître les coactivités possibles avec les autres chantiers en cours.
Identifier les risques d'interférence et les mesures de prévention
Plusieurs modèles d'analyses de risques sont mis à disposition, avec des cotations appliquées selon le type de travail réglementaire et le risque concerné. Vous identifiez les interférences entre les activités, les installations et les matériels de chaque entreprise présente. Les mesures de prévention arrêtées en commun pour lever ces interférences sont consignées et rattachées à l'intervention.
Créer, valider et signer les documents adaptés à l'intervention
Selon la nature de l'opération, vous digitalisez le plan de prévention, le protocole de sécurité, le permis de feu, le permis de travail en hauteur, le permis zone ATEX ou le bon de travail. Le workflow de validation permet une signature sur site ou en ligne, avec ou sans SMS, et les signatures vérifiées sont intégrées directement dans le document.
Suivre les mesures, les échéances et les renouvellements
Les indicateurs de pilotage font remonter les plans de prévention arrivant à échéance et les documents manquants. Des alertes mail signalent un plan à renouveler, une habilitation arrivant à échéance ou un document restant à faire valider. Les mesures correctives issues des visites de chantier peuvent être rattachées au plan d'actions centralisé.
Quels modules MemoryFlow mobiliser selon l'intervention ?
Il n'existe pas de module unique nommé Coactivité chez MemoryFlow. La coactivité est une situation, couverte par plusieurs modules de la suite que vous activez selon vos besoins. Ces solutions se combinent : un même chantier peut mobiliser un plan de prévention, un permis de feu et le suivi des habilitations des intervenants.
| Besoin | Module MemoryFlow |
| Intervention d'une entreprise extérieure sur votre site | Plan de prévention (PDP) |
| Opérations de chargement et de déchargement | Protocole de sécurité (PDS) |
| Travaux par points chauds (soudage, meulage) | Permis de feu |
| Inspections, visites et contrôles terrain | Formulaires HSE, qualité, audit, contrôle, visite |
| Vérification des compétences et autorisations des intervenants | Suivi des habilitations et certifications |
| Suivi des mesures correctives dans le temps | Plan d'actions centralisé |
Comment Lisi Aerospace digitalise et suit la coactivité avec MemoryFlow
Le groupe Lisi Aerospace, sur son site de Villefranche-de-Rouergue, utilise MemoryFlow pour digitaliser ses plans de prévention et suivre la coactivité sur son site industriel. La centralisation des modes opératoires, des habilitations et des autorisations donne aux équipes une meilleure visibilité sur les interactions entre intervenants.
Questions fréquentes sur le logiciel Logiciel coactivité
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de la coactivité ?
C'est une solution qui centralise l'organisation des interventions d'entreprises extérieures : les intervenants et leurs documents, la localisation des opérations, l'analyse des risques d'interférence, les plans de prévention, protocoles et permis, puis le suivi des mesures et des échéances. Ces applications s'adressent aux responsables QHSE, aux préventeurs et aux donneurs d'ordre qui accueillent régulièrement des prestataires sur leurs sites.
Existe-t-il un module Coactivité dans MemoryFlow ?
Non. Chez MemoryFlow, la coactivité est considérée comme une situation de terrain, pas comme un document ni un processus unique. Elle se gère avec plusieurs modules de la suite, que vous activez selon vos types d'intervention : plan de prévention, protocole de sécurité, permis de feu, formulaires HSE, suivi des habilitations, plan d'actions. C'est cette configuration qui constitue votre solution de gestion de la coactivité.
Un logiciel remplace-t-il l'inspection commune préalable ?
Non. L'inspection commune préalable reste une visite conjointe des lieux, obligatoire avant le début des opérations. MemoryFlow l'organise (invitations, check-list des points à vérifier) et en conserve la trace, mais la visite sur le terrain demeure.
Quelle différence entre un logiciel coactivité et un logiciel plan de prévention ?
Un logiciel de plan de prévention se concentre sur la préparation, la formalisation, la validation et le suivi du PDP. Une solution de gestion de la coactivité couvre un parcours plus transversal : les entreprises extérieures, la localisation des interventions, les risques d'interférence, les habilitations et les différents documents associés, dont le plan de prévention.
Comment suivre les entreprises extérieures et leurs habilitations ?
Les habilitations et certifications des intervenants sont centralisées dans la plateforme. Vous êtes alerté des éléments manquants et des habilitations arrivant à échéance, avant que l'intervention ne démarre.
Peut-on gérer plusieurs sites et plusieurs interventions simultanées ?
Le périmètre du logiciel se découpe par zone, bâtiment, étage, ligne de production, région ou pays, selon votre organisation. Chaque utilisateur accède au périmètre correspondant à son rôle.
