Logiciel Vérifications Générales Périodiques (VGP)
Optimisez la gestion de vos contrôles périodiques (VGP). Stockez les contrôles (réglementaires, internes, assureurs...) et suivez les observations.
La digitalisation des Vérifications Générales Périodiques permet aux services de maintenance (ou QHSE) de gagner du temps sur l'inspection, le suivi et la vérification des contrôles obligatoires. Échéances éparpillées dans un tableur, rapports de contrôle introuvables le jour de l'inspection, réserves oubliées : le suivi manuel se fiabilise mal dès que le parc, les sites et les intervenants se multiplient. Un logiciel VGP centralise vos équipements, vos échéances et vos rapports au même endroit. La solution MemoryFlow offre ainsi la possibilité à ses clients de gérer chaque contrôle réglementaire sur le Cloud et de bénéficier des avantages d'un logiciel partagé.
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Les VGP : Vérifications Générales Périodiques
Que signifie VGP ?
La VGP, soit la Vérification Générale Périodique, est une vérification réglementaire applicable à certains équipements de travail, déterminés par des arrêtés qui fixent également leur périodicité. Elle concerne notamment les secteurs de l'industrie, du bâtiment, de la construction et de la manutention, et a pour but de déceler les détériorations matérielles. La périodicité n'est pas unique : elle dépend de l'équipement et du texte réglementaire qui lui est applicable, comme détaillé plus bas. Les VGP applicables aux engins de chantier et de levage permettent de déceler les détériorations susceptibles de créer un danger et contribuent ainsi à la sécurité des travailleurs.
Pour garantir la sécurité et la conformité réglementaire, il est essentiel de disposer d'informations précises et à jour concernant la VGP. Cette procédure assure la vérification minutieuse de machines et d'appareils, permettant ainsi la détection précoce de tout défaut potentiel.
Quels équipements sont concernés par les VGP ?
Tous les équipements ne relèvent pas du même régime, et c'est une source fréquente de confusion. Les appareils et accessoires de levage (chariots élévateurs, nacelles, ponts roulants, grues auxiliaires, élingues) relèvent de l'arrêté du 1er mars 2004. Certaines machines, comme les presses, massicots, compacteurs à déchets ou machines mobiles de terrassement, relèvent de l'arrêté du 5 mars 1993. D'autres contrôles réglementaires (installations électriques, extincteurs, ascenseurs, équipements de protection) obéissent à des textes qui leur sont propres. Un logiciel de vérifications périodiques permet de suivre l'ensemble de ces contrôles dans un même outil, chacun avec sa propre échéance.
Grâce à la solution MemoryFlow, vous assurerez le suivi lié à la métrologie ou aux processus documentaires (mise à jour de mode opératoire, gestion électronique des documents (GED), procédures diverses...), lequel est à réaliser de manière régulière (chaque année par exemple). Notre logiciel stocke les rapports réglementaires (équipements, matériels, réserves...) en ligne, afin que vous les retrouviez rapidement en cas de besoin.
Quelles sont les périodicités des VGP selon l'équipement ?
Il n'existe pas de fréquence unique applicable à tout un parc. La périodicité dépend de la nature de l'équipement et du texte qui l'encadre. Le tableau ci-dessous donne les principaux repères.
| Équipement | Périodicité indicative | Texte applicable |
| Chariots élévateurs, nacelles (PEMP), grues mobiles et auxiliaires, hayons élévateurs, engins de terrassement équipés pour le levage | 6 mois | Arrêté du 1er mars 2004 |
| Appareils de levage soumis à la périodicité générale, notamment ponts roulants, palans et potences utilisés pour le levage de charges | 12 mois, sauf exceptions prévues à l'article 23 | Arrêté du 1er mars 2004 |
| Accessoires de levage (élingues, crochets, pinces) | 12 mois | Arrêté du 1er mars 2004 |
| Appareils de levage mus par la force humaine utilisés pour élever un poste de travail | 3 mois | Arrêté du 1er mars 2004 |
| Presses, massicots, compacteurs à déchets, systèmes de compactage des véhicules de collecte d'ordures ou de déchets | 3 mois | Arrêté du 5 mars 1993 |
| Centrifugeuses, machines mobiles d'extraction, de terrassement ou de forage à conducteur porté | 12 mois | Arrêté du 5 mars 1993 |
| Installations électriques, extincteurs, ascenseurs, équipements de protection | Selon le texte propre à chaque équipement | Textes spécifiques |
Ces valeurs sont des repères. La périodicité exacte dépend de l'équipement, de ses conditions d'usage et du texte applicable ; lorsqu'aucun texte ne fixe de fréquence, il revient à l'employeur de la déterminer à partir de son évaluation des risques et des préconisations du fabricant. C'est précisément ce que le module VGP de MemoryFlow permet de paramétrer, équipement par équipement.
Les avantages du logiciel VGP MemoryFlow
Le logiciel s’adapte à toutes les entreprises / clients, notamment ceux possédant un service de maintenance. Après une formation au module VGP de MemoryFlow, vous aurez la possibilité de :
- Stocker les contrôles des équipements, installations, appareils, matériels et engins (levage, équipements de sécurité, véhicules, équipements de protection Individuelle (EPI) ou Collective (EPC) dans les domaines - fluide, santé, incendie, électricité, ventilation, environnement...) de l'entreprise (exemples : chariots élévateurs, outils, portails, ponts roulants, installations, ascenseurs, extincteurs) ;
- Consulter chaque rapport réglementaire du contrôleur, inspecter et planifier le plan d'actions concernant les observations ;
- Partager les rapports aux utilisateurs concernés (responsables maintenance, clients, exploitants...) ;
- Gérer un planning ;
- Attribuer les suivis à un contrôleur interne ou à des contrôleurs externes selon le rapport.
Tableau de suivi Excel ou logiciel VGP : quelles différences ?
Un tableur rend service tant que le parc reste petit et suivi par une seule personne. Dès que les équipements, les sites et les intervenants se multiplient, le suivi manuel devient difficile à fiabiliser.
| Critère | Tableau de suivi Excel | Logiciel VGP MemoryFlow |
| Échéances de contrôle | Suivies à la main, dépendantes de la vigilance de chacun | Planning des contrôles planifiés, effectués et en retard |
| Parc d'équipements | Une ligne par matériel, sans lien avec le terrain | Fiche par matériel avec QR code, photo, localisation, numéro de série |
| Rapports de contrôle | Classés à part, dans des dossiers ou des mails | Stockés en ligne et rattachés à l'équipement |
| Observations et réserves | Recopiées, avec un risque de perte | Listées et suivies jusqu'à leur levée |
| Contrôleurs internes et externes | Échanges par mail, versions multiples du fichier | Suivis attribués et rapports partagés aux personnes concernées |
| Pilotage | À reconstruire à chaque fois | Indicateurs, carnet de bord et récapitulatifs automatiques |
L'inspection et la gestion du matériel / équipement de l'entreprise se font grâce à un système intuitif du logiciel et à la visualisation immédiate des actions à mener. Le suivi des contrôles est réalisé efficacement grâce à des modules de pilotage (indicateurs statistiques, carnet de bord...).
L'interface permet aussi d'envoyer des récapitulatifs automatiques chaque semaine ou mois (selon le paramétrage client) des contrôles planifiés, en retard, effectués. L'outil MemoryFlow est une solution Cloud accessible depuis un PC, une tablette ou un smartphone, sur le terrain comme au bureau.
Logiciel VGP - Module MemoryFlow pour le suivi et stockage des contrôles périodiques
Le logiciel MemoryFlow simplifie la gestion de vos équipements, engins ou matériels, ainsi que les procédures. Vous pouvez ainsi lister les observations lors d'inspections, mais aussi stocker chaque rapport ou fichier. Il est possible de consulter vos données en temps réel. Voici les tâches que le module permet d'effectuer :
Centraliser le parc de matériels et d'équipements
Ajout d'un matériel / équipement (QR code, photo, localisation, numéro interne, numéro de série...). Il peut s'agir d'un chariot élévateur, d'un pont, de matériels chantier de l'entreprise ;Planifier et suivre les échéances de contrôle
Ajout de contrôle (localisation, nom du contrôle, date...) ; chaque équipement porte sa propre échéance, et le planning distingue les contrôles planifiés, effectués et en retard.Enregistrer les rapports et les observations du contrôleur
Observations : rapport suite à la vérification du contrôleur, liste des actions / observations ;Suivre les réserves jusqu'à leur levée
Suivi des actions à traiter, à lever.
Le module VGP de MemoryFlow permet de centraliser le pilotage de vos vérifications périodiques et de consulter les données associées à vos équipements en temps réel. Vous planifiez les contrôles, stockez les rapports, consignez les observations et suivez les réserves jusqu’à leur levée dans un même outil. Cette organisation vous donne une vision claire de l’état de votre parc, des échéances à venir et des actions restant à traiter, tout en facilitant la traçabilité de vos contrôles réglementaires.
VGP et conformité réglementaire : intervenants, rapports et traçabilité
Qui peut réaliser une VGP ?
Le Code du travail (article R4323-24) prévoit que les vérifications sont réalisées par une personne qualifiée, appartenant ou non à l'établissement. Elle doit être compétente en prévention des risques liés à l'équipement vérifié et connaître les dispositions réglementaires applicables. Il appartient au chef d'établissement de s'assurer de cette compétence. La liste des personnes chargées des vérifications est tenue à disposition de l'inspection du travail.
VGP, mise en service, remise en service et examen d'adéquation : quelles différences ?
La VGP est le contrôle périodique de l'état de conservation d'un équipement en service. Elle se distingue de la vérification lors de la mise en service, de celle réalisée lors d'une remise en service après démontage, remontage ou modification, et de l'examen d'adéquation, qui vérifie que l'appareil est approprié aux travaux prévus et aux risques du poste. Pour les appareils et accessoires de levage, ces examens sont notamment définis par l'arrêté du 1er mars 2004 et ne se substituent pas les uns aux autres.
Comment conserver les rapports et renseigner le registre de sécurité ?
Le résultat des vérifications est consigné sur le registre de sécurité. Lorsque la vérification est réalisée par une personne extérieure à l'établissement, le rapport est annexé au registre ; à défaut, le registre précise les dates de vérification, la date de remise du rapport et son lieu d'archivage. Le registre et les rapports peuvent être conservés sur tout support dans les conditions prévues par la réglementation. Stocker les rapports en ligne et les rattacher à chaque équipement permet de les retrouver immédiatement, notamment en cas de contrôle de l'inspection du travail.
Quelles responsabilités en cas de contrôle non réalisé ?
L'obligation pèse sur l'employeur. L'absence de vérification peut engager sa responsabilité, notamment lorsqu'une défaillance de l'équipement contribue à un accident. MemoryFlow ne se substitue pas à cette responsabilité : le logiciel aide à ne pas manquer une échéance et à documenter la réalisation des contrôles.
Complétez votre démarche avec les modules MemoryFlow
Le module VGP se combine aux autres briques de la suite QHSE : les formulaires HSE, audits et visites de contrôle pour vos inspections internes, et le logiciel Document Unique (DUERP) pour rattacher vos équipements aux risques professionnels évalués.
Questions fréquentes sur le logiciel VGP
Quelle différence entre une VGP et une opération de maintenance ?
La maintenance vise à maintenir l'équipement en bon état de fonctionnement. La VGP est un contrôle réglementaire distinct, réalisé selon les conditions et la périodicité prévues par le texte applicable à l'équipement, portant sur l'état de conservation et donnant lieu à un rapport. Les deux se complètent mais ne se remplacent pas.
Que veut dire VGP ?
VGP signifie Vérification Générale Périodique. C'est une vérification réglementaire applicable à certains équipements de travail, destinée à déceler en temps utile les détériorations susceptibles de créer un danger, avant qu'elles ne provoquent un accident.
Un logiciel VGP est-il obligatoire ?
Non. Ce sont les vérifications elles-mêmes et la consignation de leurs résultats qui sont obligatoires, pas l'outil utilisé pour les suivre. Un logiciel VGP sert à ne pas manquer les échéances, à centraliser les rapports et à conserver les éléments attestant la réalisation des contrôles.
Qui réalise l'examen d'adéquation ?
Il est réalisé par une personne qualifiée, dans les mêmes conditions de compétence que la VGP. L'employeur lui communique les informations nécessaires sur les travaux prévus, pour qu'elle puisse vérifier que l'appareil est approprié à l'usage envisagé.
Peut-on suivre ses vérifications périodiques sur Excel ?
C'est possible pour un parc réduit et un seul intervenant. La difficulté apparaît avec le nombre d'équipements, de sites et de contrôleurs : échéances suivies à la main, rapports classés à part, réserves recopiées. Un logiciel VGP rassemble ces éléments dans un même outil.
